Inscrever um trabalhador estrangeiro na Segurança Social: o passo a passo de 2026

O contrato está assinado, a pessoa entra na segunda-feira e falta o passo que prende a empresa: abrir o Portal da Segurança Social e comunicar o vínculo. Boa parte das páginas que aparecem no Google ainda manda comunicar 24 horas antes do primeiro dia de trabalho. Essa regra caiu em janeiro de 2023, e a que a substituiu, de 15 dias antes, caiu por sua vez a 1 de janeiro de 2026. Este guião segue os guias práticos do Instituto da Segurança Social em vigor: caminho de cliques, documentos e o que custa falhar.

O que mudou a 1 de janeiro de 2026

O Governo aprovou o pacote em dezembro de 2025: o Decreto-Lei n.º 127/2025, de 9 de dezembro (vigésima alteração ao Código dos Regimes Contributivos, aprovado pela Lei n.º 110/2009, de 16 de setembro), o Decreto Regulamentar n.º 7/2025, de 9 de dezembro, e a Portaria n.º 445/2025/1, de 15 de dezembro. Quatro pontos mexem com quem contrata.

• O prazo. A entidade empregadora comunica a contratação de um novo trabalhador ou estagiário até ao início da execução do contrato de trabalho. Em situações excecionais, como contratos de muito curta duração ou trabalho por turnos, a empresa pode comunicar até 24 horas depois do início da atividade. Fonte: Guia Prático do ISS, I.P., n.º 1001, versão 5.40, "Inscrição, Vinculação e Cessação de Atividade de Trabalhador/Estagiário por Conta de Outrem", publicado a 19 de maio de 2026.
• O que estava antes. Até ao fim de 2022, a empresa comunicava nas 24 horas anteriores ao início do contrato. O Orçamento do Estado para 2023, a Lei n.º 24-D/2022, de 30 de dezembro, trocou esse prazo pelos 15 dias anteriores, com efeitos a 1 de janeiro de 2023. Andam as duas versões antigas espalhadas pela internet, e hoje nenhuma delas vale.
• O NISS. Quando o trabalhador não consta do sistema de segurança social, o ISS atribui-lhe um NISS por iniciativa própria, a partir dos elementos que a pessoa forneceu à entidade empregadora.
• A presunção. Sem comunicação dentro do prazo, a Segurança Social presume que a pessoa começou a trabalhar no primeiro dia do terceiro mês anterior ao da verificação do incumprimento, e cobra contribuições desde essa data, com prova em contrário admitida. A Lei n.º 13/2023, de 3 de abril, tinha fixado essa presunção no primeiro dia do décimo segundo mês anterior (artigo 5.º da lei, nova redação do n.º 4 do artigo 29.º do Código dos Regimes Contributivos).

Há ainda um calendário a guardar. A transição para o novo modelo de comunicação contributiva decorre entre 1 de janeiro e 31 de dezembro de 2026, a adesão durante 2026 é voluntária, produz efeitos no mês seguinte e, feita uma vez, não tem volta atrás. A partir de 1 de janeiro de 2027, o novo modelo abrange todas as entidades empregadoras (regime transitório do Decreto-Lei n.º 127/2025).

Se a pessoa ainda está fora de Portugal e falta resolver o visto, o percurso anterior a este está em contratar um trabalhador estrangeiro em 2026.

Caminho 1: o trabalhador já tem NISS

É o caso de quem já trabalhou em Portugal ou já pediu o número por conta própria. A empresa só comunica o vínculo, e o percurso é este:

1. Trabalho;
2. Entrada, saída e destacamento de trabalhadores;
3. Admissão de trabalhadores;
4. Comunicar contrato e vínculo do trabalhador;
5. inserir o NISS ou o NIF do trabalhador;
6. registar a data de nascimento;
7. Seguinte: Contrato de trabalho;
8. no separador "Comunicar vínculo do trabalhador", caracterizar o contrato.

Nesse separador, o portal marca sete campos como obrigatórios: tipo de contrato, prestação de trabalho, início do contrato, fim do contrato quando exista, profissão, remuneração base e, nos contratos a termo, o motivo. A profissão sai de uma lista fechada: escreve as primeiras letras e escolhe a que o sistema devolver. Junta tudo isto antes de abrires o formulário.

Caminho 2: o trabalhador ainda não tem NISS

Aqui existem duas rotas, e a escolha depende de quem precisa do número primeiro.

Rota A: a comunicação do vínculo gera o NISS

É a rota curta, e só existe desde a alteração de 2026. A empresa comunica o vínculo pelo caminho do Caminho 1, com os dados de identificação que o trabalhador entregou, e o ISS atribui o NISS a partir daí. Serve quando o objetivo é cumprir o prazo da admissão.

Rota B: a empresa pede o NISS como representante

Quando o número tem de existir antes, a empresa pede-o no formulário público, só online, em Ajuda > Número de Identificação de Segurança Social (NISS) > Atribuição de Número de Identificação de Segurança Social (NISS). O pedido pode partir do próprio, do representante legal ou de uma entidade empregadora como representante legal. No preenchimento escolhe o motivo "Exercício de atividade profissional para entidade empregadora", que abre o campo para indicar o NISS da empresa. Fonte: Guia Prático do ISS n.º 1010, sobre atribuição de NISS. Confirma a versão em vigor em seg-social.pt, na secção Guias Práticos.

Nessa rota, a empresa junta o documento de identificação válido de quem a representa e o comprovativo da representação: procuração original, ou a Declaração de Autorização a Terceiros, modelo PA 12, com cópia do documento de identificação válido da pessoa representada.

Falta uma condição, e sem ela o pedido não avança. Havendo relação de trabalho, o guia n.º 1010 só admite a atribuição do NISS depois de a entidade empregadora ter celebrado o contrato com a pessoa. Primeiro o contrato, depois o número.

O comprovativo aceite é o contrato de trabalho (TCO ou SD) traduzido para língua portuguesa. Um contrato apenas em inglês fica de fora. O mesmo guia avisa que o pedido feito pela entidade empregadora serve para atribuir o NISS: depois disso, a empresa tem de informar a Segurança Social online de que o trabalhador começou a trabalhar. São dois atos separados, e o prazo da admissão aplica-se ao segundo.

Os detalhes que fazem o pedido cair

• Cada ficheiro anexado tem de ficar abaixo de 3 MB, e o formulário aceita PNG, JPG e PDF.
• Documento com frente e verso: cada lado vai num ficheiro separado.
• As arestas do documento têm de ficar visíveis, e a fotografia 100% visível e sem reflexos.
• Para consultar o estado, entre em Ajuda > NISS > Consulta do pedido de NISS. O ecrã pede três dados ao mesmo tempo: o ID do pedido, o e-mail associado ao pedido e a data de nascimento da pessoa. Guarda os três no dossiê.
• O comprovativo do NISS exige verificação biométrica. Se ela não fechar, o levantamento faz-se por vídeo atendimento, com agendamento por telefone ou nos serviços de atendimento.

Quando a AIMA pede o NISS primeiro

Há um caso que parece um beco sem saída. A AIMA, I.P. exige o NISS atribuído para conceder a autorização de residência que permite trabalhar, e o formulário do NISS costuma pedir título de residência ou prova de que a pessoa já trabalha. Acontece com vistos para procurar trabalho, vistos de estudante e vistos para estada temporária, como o trabalho sazonal.

A saída está na secção F do guia n.º 1010. Quem não consegue apresentar título ou comprovativo de pedido de residência, nem prova de que já está a trabalhar, anexa ao formulário os documentos de identificação aplicáveis e a "Declaração/Pedido da AIMA, I.P. a justificar porque precisa de obter o NISS". Pede esse papel à AIMA antes de abrires o formulário.

O papel que a empresa entrega ao trabalhador

A entidade empregadora entrega aos trabalhadores admitidos uma declaração com o NISS, o NIF e a data de admissão, ou cópia da comunicação de declaração de admissão. Aqui há uma armadilha que convém conhecer antes de a apanhar. O Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, na redação que o Decreto Regulamentar n.º 7/2025 lhe deu, dispensa a entrega quando o trabalhador tem acesso à área reservada por onde a empresa fez a comunicação, e tira os trabalhadores estrangeiros dessa dispensa. A nota que o Guia Prático n.º 1001 dedica ao tema diz o contrário. Entre um regulamento e um guia, segue o regulamento: entrega o papel em mão e guarda a prova de que o entregaste.

O que custa falhar o prazo

Comunicar com atraso, dentro das 24 horas seguintes ao início da atividade, é contraordenação leve. Passadas essas 24 horas sem comunicação, a infração sobe a muito grave e a coima mínima multiplica-se por 25.

Em cada célula, o primeiro intervalo é por negligência e o segundo com dolo. Valores da secção F3 do Guia Prático n.º 1001, versão 5.40, de 19 de maio de 2026, e do artigo 233.º do Código dos Regimes Contributivos.

Quem falha o prazo costuma pagar mais do que a coima. Soma a presunção do terceiro mês anterior, que leva a Segurança Social a cobrar contribuições de um período em que a pessoa talvez ainda nem estivesse na empresa. Há mais três efeitos a contar. A entidade empregadora que não comunicar a admissão nos 6 meses seguintes ao prazo legal arrisca pena de prisão até 3 anos ou multa até 360 dias (artigo 106.º-A do Regime Geral das Infrações Tributárias, que remete para as penas do n.º 1 do artigo 105.º). Quem admitir alguém a receber subsídio de desemprego ou de doença e não comunicar o vínculo responde de forma solidária pela devolução de tudo o que essa pessoa recebeu a mais. E pode ficar até 2 anos sem acesso a apoios à contratação ou a reduções de contribuições.

E quando o contrato acaba

A empresa comunica a cessação e a suspensão do contrato até ao dia 10 do mês seguinte ao da ocorrência, no Portal da Segurança Social ou pela Plataforma de Serviços de Interoperabilidade. Enquanto essa comunicação não entrar, a Segurança Social conta o trabalhador como se continuasse ao serviço, e a obrigação contributiva mantém-se. É por aqui que muita microempresa paga contribuições de gente que já saiu há meses. As restantes datas do ano estão no calendário de obrigações da empresa em 2026, e o custo total do posto de trabalho em quanto custa um trabalhador à empresa.

A ordem por que se faz

1. Assina o contrato e manda traduzir para português a versão que vai anexar ao pedido de NISS.
2. Confirma se a pessoa já tem NISS. Se tiver, salta para o passo 4.
3. Escolhe a rota. Se a AIMA ou o banco pedem o número antes da admissão, usa o formulário público como representante, com a procuração ou o modelo PA 12. Caso contrário, deixa a comunicação do vínculo gerar o NISS.
4. Comunica o vínculo antes do início da execução do contrato, com a remuneração base, a profissão e a categoria profissional definidas.
5. Entrega ao trabalhador a declaração com o NISS, o NIF e a data de admissão, em mão, e guarda a prova da entrega.

Onde a Digitask entra, e onde não entra

Reunir documentos, tratar da tradução, submeter o pedido de NISS como representante e comunicar o vínculo dentro do prazo é trabalho administrativo, e é isso que a Digitask executa. Sobre a legalidade do vínculo ou a regularização documental da pessoa, quem responde são solicitadores e advogados. A Digitask não emite pareceres jurídicos nem representa ninguém perante a AIMA.

Perguntas frequentes

Posso admitir um trabalhador estrangeiro que ainda não tem NISS?

Podes. A empresa comunica o vínculo com os elementos de identificação que o trabalhador lhe entregou, e o Instituto da Segurança Social atribui o NISS a partir desses dados. Em alternativa, a empresa pede o número antes, como representante legal, no formulário público do site da Segurança Social.

Qual é o prazo para comunicar a admissão em 2026?

Até ao início da execução do contrato de trabalho. Em situações excecionais, como contratos de muito curta duração ou trabalho por turnos, a empresa pode comunicar até 24 horas depois do início da atividade. O prazo das 24 horas antes do primeiro dia deixou de valer a 1 de janeiro de 2026.

A empresa pode pedir o NISS em nome do trabalhador?

Pode, como representante legal. Junta o documento de identificação válido de quem representa a empresa e o comprovativo da representação: procuração original, ou a Declaração de Autorização a Terceiros, modelo PA 12, com cópia do documento de identificação válido da pessoa representada. O pedido serve para atribuir o número; a comunicação do vínculo faz-se depois, num ato separado.

O contrato tem de estar traduzido para português?

Tem. O comprovativo da situação de trabalho que o formulário aceita é o contrato de trabalho (TCO ou SD) traduzido para língua portuguesa, segundo o Guia Prático do ISS n.º 1010, sobre atribuição de NISS.

Como vejo em que ponto está o pedido de NISS?

Em Ajuda, Número de Identificação de Segurança Social (NISS), Consulta do pedido de NISS. O ecrã pede três dados ao mesmo tempo: o ID do pedido, o e-mail associado ao pedido e a data de nascimento da pessoa.

Quanto custa comunicar a admissão fora de prazo?

Até 24 horas depois do início da atividade, é contraordenação leve: numa pessoa coletiva com menos de 50 trabalhadores, 75,00 a 375,00 euros por negligência e 150,00 a 750,00 euros com dolo. Passadas essas 24 horas sem comunicação, a infração passa a muito grave: 1.875,00 a 9.375,00 euros por negligência e 3.750,00 a 18.750,00 euros com dolo.